Le Blog de MeetingSumo

Se concentrer au bureau… difficile. Notifications, messageries et réseaux sociaux forment le triptyque infernal de la déconcentration au travail. Apple, Google et d’autres commencent à proposer des solutions pour garder vos capacités de concentration intactes. Voici quelques solutions digitales ou non, qui vont vous aider à garder le fil d’un sujet plus de 15 minutes…. Attends… qu’est ce que je disais déjà?

3 solutions originales pour se concentrer au bureau :

• utiliser la technique Pomodoro
• utiliser une application pour vous concentrer au bureau
• bloquer les applications et site addictifs
• revenir à un bon vieux 3310

Utiliser la technique Pomodoro

La technique se présente sous la forme de cinq étapes :

• décider de la tâche à effectuer ;
• régler le pomodoro (minuteur) sur 25 minutes ;
• travailler sur la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne et la noter comme faite ;
• prendre une courte pause (5 minutes) ;
• tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (15-20 minutes).

Les avantages… toujours selon Wikipedia :

Le ressort de cette technique provient du déplacement de la gratification psychologique obtenue non plus de ce qu’on a produit ou appris mais du respect des temps de concentration ou du nombre de Pomodoros effectués dans la journée5.

A moins de venir au boulot avec un minuteur, ce qui risque de vous mettre mal avec vos collègues 😄 , voici une extension Firefox et une extension Chrome pour suivre des sprints de 25 minutes ou plus.

Utiliser une application pour vous concentrer au bureau

Attention, je sors ma science.
Dans l’excellent « Actionable Gamification : Beyond Points, Badges and Leadboards », le coréen Yu-Kai Chou modélise les leviers de l’engagement utilisés par l’industrie du jeu vidéo.

En une image, voici ce que cela donne :

Certaines applications ont bien compris cette mécanique et ce ne sont pas forcément des applications de jeu vidéo.

Par exemple, mon dernier coup de coeur, Forest, disponible sur android et iOS, a très bien compris tout ces leviers.

En effet, Forest permet de gérer sa journée en regardant le moins possible son écran. Bref, de mieux se concentrer au bureau.

Comment?

En reliant le fait de ne pas consulter son smartphone pendant X minutes à la pousse d’un arbre. Une sorte de Tamagotshi qui se nourrit de votre concentration.

Explications plus visuelles avec cette vidéo :

Grâce à cette application j’ai réduit mon temps d’écran, amélioré ma concentration, et cela me permet de gérer mes sprints quand j’utilise la technique Pomodoro.

Elle vaut largement les 2,29€ payés sur l’Appstore et oh, bonheur, nous la retrouverons dans le chapitre suivant.

Bloquer les applications et sites addictifs

Solution plus radicale que j’avais évoquée dans cet article, couper l’accès à ses applications de réseaux sociaux ou autres en les… supprimant.

Double avantage :

• pas de notification…
• pas de possibilité de consulter une applications non installée

De même sur PC ou Mac, vous pouvez installer des plugins comme Freedom qui bloquent au sein de votre navigateur l’accès à certains sites comme Facebook ou Twitter par exemple. Une aubaine pour qui veut se concentrer au bureau.

Il se trouve que Forest le fait aussi !

Vous pouvez en effet installer un plugin Forest au sein de votre navigateur Chrome et vous pourrez paramétrer certains sites interdits car addictifs comme Facebook, Twitter ou Youtube.

Si vous consulter ces sites pendant votre sprint de 25 minutes pour faire pousser votre arbre, alors le plugin va se mettre en travers de votre chemin. Exemple ici avec Facebook.

Utiliser un bon vieux Nokia 3310

Autre solution, plus extrême. Elle consiste à revivre la fin des années 90 et acheter un « feature phone » ou « dumbphone » et laisser votre smartphone à la maison ou au bureau… ou sur eBay.

Plusieurs projets ont émergé ces dernières années pour faire revivre le « feature phone » que nous avons connu avant l’arrivée de l’iPhone.

C’est le cas du Light Phone ici :

ou du Punkt :

Mais ce sont des « DumbPhone » aux fonctionnalités légères mais qui forment un tout hors de prix.  Comptez 200€ !!! pour le Punkt  et 250€ pour le Light Phone.

Quitte à sacrifier l’intelligence de votre téléphone, autant se reposer sur un classique pas trop cher (encore que, 65€ tout de même…), le fameux Nokia 3310 que Nokia a ressortie il y a 2 ans.

Vous pouvez découvrir tous ces DumbPhone dans cette vidéo de The Verge :

conclusion

mise à jour du 20 mai 2019 :

Le blogueur / entrepreneur Korben a récemment sorti un excellent livre sur le sujet. Vous retrouverez mon compte-rendu dans cet article.

Refuser une réunion n’est pas chose facile. Parmi les dizaines de personnes que j’ai interrogées au début du projet MeetingSumo, une majorité a déclaré utiliser de plus en plus des réponses provisoires aux invitations qui lui sont faites. Bien souvent, « Peut-être » signifie en fait « refuser ». Pour autant, cela laisse l’organisateur dans l’incertitude alors qu’un refus plus net ne laisse pas d’ambiguïté. Comment refuser une invitation … tout en rendant la chose acceptable socialement parlant?

Refuser une invitation à une réunion sans passer pour un mauvais camarade :

• Sommes-nous tous atteints par le M.A.S?
• Les questions à se poser à la réception d’une invitation
• La technique pour refuser une réunion tout en étant bon camarade

Sommes-nous tous atteints par le M.A.S?

Le M.A.S, c’est le Mindless Accept Syndrome décrit par David Grady dans ce célèbre TED.

via TED

« Accepter une réunion? Rien de plus simple ! Un clic et… je file à une autre réunion. » David Grady

Par contre, refuser une réunion, mmm….

C’est passer pour le mauvais camarade. Celui qui n’est pas prêt à concéder une heure de son temps à un sujet pourtant stratégique pour l’entreprise (si si … ).

C’est aussi nuire à la relation que nous pouvons avoir avec des collègues que nous voyons tous les jours.

Alors comment protéger son agenda sans devenir le vilain petit canard de l’entreprise?

Tout d’abord, en se posant les bonnes questions.

Les questions à se poser à la réception d’une invitation

Cet article disponible sur le site d’Harvard Business Review nous donne des éléments sur les questions à se poser avant d’accepter ou de refuser une réunion :

• cette réunion va-t-elle générer de la valeur?
• suis-je la bonne personne pour cette réunion?
• le sujet est-il une priorité pour moi?

Cette réunion va-t-elle générer de la valeur?

En fonction du contexte, il peut être intéressant de se demander si la réunion en soi est nécessaire.

J’ai déjà évoqué ShouldItBeAMeeting pour savoir si vous même vous devez organiser une réunion. Rien n’empêche de l’utiliser pour les réunions des autres et de partager la réponse de l’outil avec l’organisateur 😉

D’autres questions vont vous permettre de savoir si la réunion est partie sur les bons rails :

• l’objectif est-il clairement défini?
• l’agenda est-il noté dans l’invitation?
• s’agit-il d’une réunion de décision? D’information (dans ce cas, un simple échange de mail n’est-il pas suffisant?)? un atelier de travail?
• manque-t-il des participants indispensables?

Ces filtres vont vous permettre d’anticiper la valeur générée par la réunion.

Quitte à aider l’organisateur en lui posant ses questions ou en partageant vos doutes. Une réunion inutile annulée pour tous, ça n’a pas de prix.

Suis-je la bonne personne pour cette réunion?

Si la réponse à la première question est positive, il faut alors se demander si vous êtes vous-même la personne la plus pertinente pour cette réunion.

La réunion peut-elle répondre à ses objectifs sans votre participation intuiti personae? Si la réponse est oui, alors vous n’êtes peut-être pas nécessaire.

Là aussi, en cas de doute, un petit échange avec l’organisateur peut permettre de refuser en douceur sur la base des questions posées précédemment et de lui proposer un interlocuteur plus pertinent.

Le sujet est-il une priorité pour moi?

C’est le sujet le plus épineux.

En fonction de vos priorités du moment, vous pouvez aussi considérer votre participation à cette réunion.

Mais attention, là aussi, un échange avec l’organisateur est conseillé.

On peut ainsi lui fournir les éléments dont il a besoin en avance de la réunion pour montrer que vous êtes bon camarade et que vous essayez de concilier vos priorités avec les siennes par exemple sans forcément répondre positivement à son invitation.

David Grady donne là aussi en conclusion de son TED quelques pistes :

Ce qui nous amène à la technique pour refuser une réunion tout en étant bon camarade

Dans toutes les « techniques » évoquées ci-dessus, on retrouve ce besoin d’échanger avec l’organisateur pour expliquer son propre refus ou proposer des pistes d’amélioration de l’agenda ou de l’objectif proposé.

C’est sans doute ça le secret.

Expliquer ses choix montre qu’on a pris le temps de réfléchir à l’invitation, qu’on est prêt à faire des propositions sur la réunion en amont pour en améliorer la qualité, que l’acceptation d’une invitation à une réunion est une chose sérieuse pour vous et que c’est déjà un premier signe d’engagement de votre part.

La réunion pour vous n’est pas une alternative pratique au travail 😉

J’apprends en ce moment le langage de programmation SWIFT pour développer des applications iOS pour iPhone, iPad, Apple Watch et Apple TV. Dans ce cours, une notion m’a marquée. Cette notion, ou plutôt ce principe, permet aux développeurs d’alléger leur code. Ce principe s’appelle D.R.Y (ou DRY). L’objectif de ce billet est de voir comment ce principe pour nous amener à revoir notre façon de travailler.

au sommaire :

• que veut dire un développeur quand il évoque D.R.Y / DRY?
• les questions à se poser pour appliquer le principe D.R.Y / DRY
• quelques exemples d’actions D.R.Y /DRY

que veut dire un développeur quand il évoque D.R.Y?

Fin de l’insoutenable suspens… 😎

D.R.Y (ou DRY) veut dire…

• Don’t
• Repeat
• Yourself

C’est un principe qui permet au code de rester le plus léger possible.

Wikipédia le formalise ainsi :
« Dans un système, toute connaissance doit avoir une représentation unique, non-ambiguë, faisant autorité »

Il existe le principe opposé, W.E.T comme selon les sources « Write Everything Twice » ou «  »We Enjoy Typing »… et je m’arrête là car … c’est typiquement un cas de WET étant donné que ces informations sont disponibles derrière ce lien 🤪 .

Cela amène les développeurs à créer des fonctions qui vont factoriser des calculs à différents ensembles de données plutôt que d’écrire des lignes de code pour chaque ensemble de données. Une multiplication, c’est déjà D.R.Y :
W.E.T =
1+1+1 = 3
D.R.Y =
1*3 = 3

Appliquons ce principe pour améliorer sa productivité.

Les questions à se poser pour appliquer le principe D.R.Y

Derrière D.R.Y se pose plusieurs questions répertoriées dans cet article:

• quelles sont les actions récurrentes de votre to do list?
• combien d’étapes sont nécessaires pour ces actions?
• qu’est ce qu’il y a comme fonctionnalité dans les outils que vous utilisez déjà qui pourrait vous aider à automatiser les tâches?
• quels sont les autres outils qui peuvent vous aider à traiter plus rapidement ces actions?

Il faut prendre du temps pour répondre à ces questions. On perd souvent du temps à ne pas en prendre (oui, la philosophie, c’est un métier 🥴 ).

quelques exemples d’actions qui vont vous éviter de vous répéter

Voici quelques exemples d’actions simples à mettre en place  :

• automatiser sa boite mail comme ce billet de blog le préconise
• automatiser sa revue de presse grâce à Google Alerte
• sauvegarder des lectures intéressantes dans Pocket en utilisant IFTTT
• utiliser les widgets de son iPhone afin d’avoir accès plus rapidement aux informations qui vous intéresse
• … et de multiples autres exemples

Ils sont forts ces développeurs.

Sur un open space, qui n’a jamais été interrompu dans son travail par un collègue ou des collègues qui parlent un peu trop fort? La solution la plus rapide pour se concentrer reste sans doute d’écouter de la musique .

au sommaire :

• La musique nous aide-t-elle à nous concentrer?
• Toutes les musiques n’aident pas à la concentration
• Les valeurs sûres pour se concentrer au travail
• Il y a une application pour ça, Brain.fm

La musique nous aide-t-elle à nous concentrer?

Chaque être humain dispose de deux systèmes de « concentration ».

C’est ce qu’explique cet article du Guardian :

• le système « conscient » qui nous sert à lire un document par exemple, ou traiter une tâche
• le système « inconscient » qui « surveille » l’environnement des fois qu’une bestiole n’ait envie d’un déjeuner en forme de nous. 😉 C’est ce système qui confond votre aimable collègue qui parle un peu fort avec un tigre.

Et donc oui, cela peut sembler contre-intuitif, mais la musique permet de calmer le second système pour mieux occuper le premier.

Mais ce n’est pas tout le temps le cas.

Toutes les musiques n’aident pas à la concentration

Parcourons les facteurs qui font que la musique va vous aider à vous concentrer au travail… ou pas.

C’est l’objet d’un article consacré aux recherches du docteur Haake.

Tout d’abord, la complexité de la structure du morceau.

Un morceau de rock progressif sera sans doute plus distrayant qu’un morceau de pop à 3 accords un peu plus monotone.

Ensuite, les paroles. Une chanson dans votre langue natale vous distraira sans doute plus qu’une chanson dans une autre langue.

Autre facteur, l’habitude. Si vous êtes habitué à écouter de la musique en travaillant, la musique vous aidera à vous concentrer. A l’inverse, si ce n’est pas votre cas, la musique va vous distraire.

Quatrième facteur : la difficulté de la tâche que vous êtes en train d’accomplir. Plus elle est difficile intellectuellement, plus la musique risque de vous distraire.

Enfin, dernier facteur, votre consentement. Si quelqu’un vous impose un morceau, vous aurez plus de mal à vous concentrer.

Donc la musique vous aide à vous concentrer mais il faut bien la choisir.

Les valeurs sûres pour se concentrer au travail

Il y a tout de même quelques valeurs sûres.

La musique classique, plus particulièrement la musique Baroque et Mozart, aide à la concentration. C’est l’objet de cette étude d’une revue scientifique.
David Allen, auteur de l’ouvrage de référence Getting Things Done sur la productivité personnelle recommande les Quatre Saisons de Vivaldi.

Les sons de la nature sont aussi excellents pour la concentration. Avant de vous précipiter chez Nature et Découvertes, fouillez les playlists de votre service de streaming musical comme Deezer ou Spotify. On y retrouve une foule d’albums de bruit de la nature. Et pour ceux qui ont un assistant vocal Echo, il existe des skills pour simuler le bruit du tonnerre ou celui de la pluie.

La musique d’ambiance ou les bandes originales de films aident également. A titre personnel, je recommande Hans Zimmer et notamment la bande originale grandiose du film Interstellar. Les moments les plus épiques donnent un regain de forme à votre productivité.

Certains conseillent également la musique de jeu vidéo.

Pourquoi pas…

Comment choisir ses morceaux?

Quelques variables peuvent aider à choisir son ambiance sonore :

• préférez les instrumentaux
• préférez les morceaux dont le rythme approche les 60 battements par minute
• préférez les morceaux qui vous touchent peu
• mettez le volume moyennement fort

Il existe aussi une application qui va vous permettre de vous concentrer en musique.

Brain.fm pour vous concentrer en musique

Brain propose des ambiances sonores en fonction des situations :

• besoin de concentration
• besoin de méditer
• besoin de dormir (au bureau, ça peut être mal vu mais bon c’est vous qui voyez)
• besoin d’un boost d’énergie
• ou de se relaxer

Vous pouvez télécharger Brain ici !

C’est tout pour aujourd’hui !