Cette technique pour refuser une réunion sans passer pour un mauvais camarade

Refuser une réunion n’est pas chose facile. Parmi les dizaines de personnes que j’ai interrogées au début du projet MeetingSumo, une majorité a déclaré utiliser de plus en plus des réponses provisoires aux invitations qui lui sont faites. Bien souvent, « Peut-être » signifie en fait « refuser ». Pour autant, cela laisse l’organisateur dans l’incertitude alors qu’un refus plus net ne laisse pas d’ambiguïté. Comment refuser une invitation … tout en rendant la chose acceptable socialement parlant?

Refuser une invitation à une réunion sans passer pour un mauvais camarade :

Sommes-nous tous atteints par le M.A.S?


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Le M.A.S, c’est le Mindless Accept Syndrome décrit par David Grady dans ce célèbre TED.

David Grady lors de son célèbre TED sur les réunions
David Grady. TED@State Street, Boston, MA. November 6, 2013. Photo: Ryan Lash

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« Accepter une réunion? Rien de plus simple ! Un clic et… je file à une autre réunion. » David Grady

Par contre, refuser une réunion, mmm….

C’est passer pour le mauvais camarade. Celui qui n’est pas prêt à concéder une heure de son temps à un sujet pourtant stratégique pour l’entreprise (si si … ).

C’est aussi nuire à la relation que nous pouvons avoir avec des collègues que nous voyons tous les jours.

Alors comment protéger son agenda sans devenir le vilain petit canard de l’entreprise?

Tout d’abord, en se posant les bonnes questions.

Les questions à se poser à la réception d’une invitation

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Cet article disponible sur le site d’Harvard Business Review nous donne des éléments sur les questions à se poser avant d’accepter ou de refuser une réunion :

  • cette réunion va-t-elle générer de la valeur?
  • suis-je la bonne personne pour cette réunion?
  • le sujet est-il une priorité pour moi?

Cette réunion va-t-elle générer de la valeur?

En fonction du contexte, il peut être intéressant de se demander si la réunion en soi est nécessaire.

J’ai déjà évoqué ShouldItBeAMeeting pour savoir si vous même vous devez organiser une réunion. Rien n’empêche de l’utiliser pour les réunions des autres et de partager la réponse de l’outil avec l’organisateur 😉

D’autres questions vont vous permettre de savoir si la réunion est partie sur les bons rails :

  • l’objectif est-il clairement défini?
  • l’agenda est-il noté dans l’invitation?
  • s’agit-il d’une réunion de décision? D’information (dans ce cas, un simple échange de mail n’est-il pas suffisant?)? un atelier de travail?
  • manque-t-il des participants indispensables?

Ces filtres vont vous permettre d’anticiper la valeur générée par la réunion.

Quitte à aider l’organisateur en lui posant ses questions ou en partageant vos doutes. Une réunion inutile annulée pour tous, ça n’a pas de prix.

Suis-je la bonne personne pour cette réunion?

Si la réponse à la première question est positive, il faut alors se demander si vous êtes vous-même la personne la plus pertinente pour cette réunion.

La réunion peut-elle répondre à ses objectifs sans votre participation intuiti personae? Si la réponse est oui, alors vous n’êtes peut-être pas nécessaire.

Là aussi, en cas de doute, un petit échange avec l’organisateur peut permettre de refuser en douceur sur la base des questions posées précédemment et de lui proposer un interlocuteur plus pertinent.

Le sujet est-il une priorité pour moi?

C’est le sujet le plus épineux.

En fonction de vos priorités du moment, vous pouvez aussi considérer votre participation à cette réunion.

Mais attention, là aussi, un échange avec l’organisateur est conseillé.

On peut ainsi lui fournir les éléments dont il a besoin en avance de la réunion pour montrer que vous êtes bon camarade et que vous essayez de concilier vos priorités avec les siennes par exemple sans forcément répondre positivement à son invitation.

David Grady donne là aussi en conclusion de son TED quelques pistes :

 

Ce qui nous amène à la technique pour refuser une réunion tout en étant bon camarade

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Dans toutes les « techniques » évoquées ci-dessus, on retrouve ce besoin d’échanger avec l’organisateur pour expliquer son propre refus ou proposer des pistes d’amélioration de l’agenda ou de l’objectif proposé.

C’est sans doute ça le secret.

Expliquer ses choix montre qu’on a pris le temps de réfléchir à l’invitation, qu’on est prêt à faire des propositions sur la réunion en amont pour en améliorer la qualité, que l’acceptation d’une invitation à une réunion est une chose sérieuse pour vous et que c’est déjà un premier signe d’engagement de votre part.

La réunion pour vous n’est pas une alternative pratique au travail 😉


la réunion, cette alternative au travail

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