Rédiger une invitation de réunion, les conseils de Cameron Herold

Comment rédiger une invitation de réunion? A l’origine de Meetingsumo, il y a une lecture, celle du livre » Meetings Suck » de Cameron Herold, entrepreneur à succès. Un des chapitres est consacré à la création de l’agenda de la réunion. Voici quelques pratiques conseillées.

au sommaire :

les avantages d’une invitation de réunion préparée

L’invitation reflète le niveau de maturité de la demande. Une invitation de réunion bien préparée reflète une réunion bien préparée.

Cameron Herold voit plusieurs avantages à cela, certains sont évidents, d’autres plus surprenants.

Notamment le fait que les introvertis sont plus engagés dans la réunion

Dans un des chapitres, Cameron Herold définit plusieurs types de personnalités lors des réunions :

  • les extravertis : personnalités dominantes et/ou expressives qui « prennent » de la place en réunion
  • les introvertis : plus analytiques et aimables, ils auront plus de mal à intervenir en réunion. Ils s’appuieront plus sur l’animation pour intervenir.

Avec une invitation de réunion claire, les introvertis pourront préparer la réunion et penser en avance à ce qu’ils doivent faire passer comme message.

maximiser le temps

Si l’invitation est suffisamment claire, la réunion peut débuter sans passer 15 minutes à expliquer le contexte.
De même, sachant quels sont les points à aborder et le temps que chacun doit prendre, il est plus facile d’arbitrer en cours de route selon les priorités si un point fait déraper l’agenda.

seuls les collaborateurs concernés participent

Bien réfléchir son invitation à une réunion, c’est aussi se poser la question de la pertinence de la liste d’invités.
De plus, si l’invitation est claire, certaines personnes refuseront si elles jugent qu’elle ne sont pas pertinentes sur le sujet. Une sorte d’auto-régulation qui va leur éviter de perdre du temps et à vous d’avoir des participants frustrés à gérer pendant la réunion.

Une troisième voie est possible en faisant venir certains participants uniquement quand le point qui les concerne est abordé. Une autre façon d’éviter de jeter des minutes par la fenêtre.

Une réunion oui, mais dans quel but?

Cameron Herold distingue plusieurs objectifs de réunions :

  • les réunions de partage d’informations : pas de discussion, pas de débats, juste du partage d’info
  • les réunions créatives : brainstormings, le but c’est la récolte d’idées
  • la réunion de décision : l’objectif est d’obtenir une décision de la part du groupe soit par consensus soit par consentement.

Grace à une invitation de réunion claire, les participants sont bien informés de ce qui les attend.

que doit-on trouver dans une invitation de réunion?

Cameron Herold a une politique assez radicale :

No Agenda, No Attenda

Selon lui, l’invitation à une réunion doit être :

  • simple et courte : elle peut être rédigée sur une post-it
  • agréable à lire : utilisez les bullet points, mais pas de police de caractères exotiques et illisibles

Passons au contenus.

Il doit inclure :

  • le style de réunion : information, création , décision
  • les points qui seront adressés et le temps imparti pour chacun

En plus de cela et des éléments logistiques, deux autres points doivent être présents :

  • l’objectif de la réunion en une phrase. Pourquoi vous demandez du temps aux participants?
  • Les livrables de la réunion : ce qui est espéré en fin de réunion, 3 livrables, pas plus, sinon, la réunion adressera trop de sujets et perdra en efficacité.

qu’arrive-t-il avec un agenda peu préparé?

Ça a l’air un peu militaire vu comme ça.

Moins que les 4 pages de mémo nécessaires chez Amazon avant d’avoir une réunion avec le top management.

Cela évite un certain nombre de problèmes :

  • les réunions qui dérivent et ne remplissent pas leur objectif initial
  • les sujets parasites qui arrivent en milieu de réunion
  • les participants fantômes, non nécessaires, qui perdent leur temps et/ou sont en train de traiter leurs mails pendant la réunion

Si vous souhaitez en savoir plus, je vous recommande vivement le bouquin de Cameron Herold, disponible ici, 160 pages seulement pour améliorer ses propres pratiques.

Vous pouvez aussi retrouver une infographie à télécharger ci-dessous.

Rédiger une invitation de réunion

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