Organiser son planning de travail grâce à Trello

Organiser son planning de travail et surtout le respecter, est une gymnastique difficile. Il faut donc s’appuyer sur les bons outils et les bonnes méthodes pour ne pas perdre de vue ses objectifs . Trello peut vous aider. Voici comment.

au sommaire :

A quoi sert Trello?


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Trello a l’origine est un outil développé par la société Fog Creek Software pour régler des problèmes internes de planification en 2010.
7 ans après , après sa mise à disposition pour le grand public en 2012, Trello a été revendu à Atlasian 425 millions de $.

Une belle histoire non?

Mais à quoi sert Trello?  C’est un outil de Kanban à l’origine.

Soit l’équivalent digital de ça :

Kanban Board for software development teams.png
Par 瑜珈熊Travail personnel, CC BY-SA 4.0, Lien

Mais l’outil est tellement souple qu’il peut servir à de multiples choses.

Par exemple, on peut l’utiliser comme un outil de CRM en listant ses différents prospects ou même pour gérer les courses de la maison.

J’ai posé il y a quelques semaines à mes contacts Linkedin la question suivante :

Comme vous pouvez le voir, j’ai eu quelques réponses 😉

Et une partie très importante m’a répondu utiliser Trello comme outil de To Do List pour organiser son planning de travail.

Pour ceux qui ne connaissent pas Trello, cela me semble intéressant d’en partager les bases et de monter en quoi cela peut être, en effet, un excellent planning de travail.

C’est parti !

Créer son premier tableau du Trello


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Pour créer son premier tableau Trello, il faut bien évidemment se créer un compte si ce n’est déjà fait sur cette adresse.

Gardez la version gratuite. La version payante n’est pas nécessaire pour utiliser Trello en To Do List.

Pour connaître les grands principes de fonctionnement de Trello, je vous invite à regarder cette courte vidéo :


Je vous propose ensuite de créer un tableau que nous allez appeler « Planning de Travail » ou « To Do List » ou « Jean-Pierre », c’est vous qui voyez… Idem pour le fond d’écran, une photo de votre belle-mère ou de votre plus beau tatouage, c’est idem. Peu d’importance à ce stade.

Les bases d’un bon planning de travail

C’est ici que commence les choses sérieuses.

Je rappelle quelques bases d’une bonne to do list dans cet article.

Sans vous rédiger à nous tout l’article (fort riche au demeurant), voici quelques principes qui vont nous guider dans la création de notre tableau  :

  • un projet n’est pas une action
  • un projet est une somme d’actions
  • s’empêcher de faire quelque chose d’inutile ou qui ne répond pas à ses objectifs c’est aussi important que faire quelque chose qui y répond
  • une idée n’est pas une action
  • l’information nécessaire pour traiter l’action doit être disponible à un clic du libellé de l’action
  • commencer les libellés des tâches par des verbes d’action
  • archiver les tâches réalisées quelque part, ça fait du bien au moral
  • garder un maximum de 20 actions dans sa To Do List
  • mettre les actions les plus prioritaires en tête de liste, et…
  • distinguer les tâches rapides à réaliser des tâches plus chronophages

Voilà, maintenant que nous avons les bases, nous pouvons nourrir notre beau tableau.

Créer la structure de votre planning de travail sur Trello

Partant de là, voici les colonnes qui me paraissent indispensables :

  • une colonne « Objectifs du moment » : …pour toujours mettre en regard mes actions et mes objectifs
  • une colonne « à commencer » :  …sans notion d’urgence pour l’instant, même si on peut grâce à Trello assigner une échéance à cette carte.
  • une colonne « à faire aujourd’hui » : …en d’autres termes, si je n’arrive pas à réaliser ses actions dans la journée,  ma journée est loupée. Il est conseillé de se concentrer sur  5 actions maximum.
  • une colonne « en attente d’éléments » : pour avoir en tête ce que j’attends des autres pour pouvoir avancer.
  • une colonne « en cours » : pas nécessaire d’expliciter j’imagine
  • une colonne « réalisés » : on reprend ici la notion de tâches réalisées archivées pour être satisfait de tout ce que vous avez réalisé
  • une colonne « idées » : je liste toutes les idées qui me viennent. Ce ne sont pas encore des actions. Cela demande par contre, si je suis convaincu, de caler une action du type  » prévoir un créneau de réflexion » sur l’idée « blablabla »…
  • … et enfin, pour prendre en compte le conseil de Warren Buffet, une colonne « Lectures », avec tous les livres qui peuvent m’aider à atteindre mes objectifs.

Et voilà, un chouette tableau qui repose sur de bonnes bases.

Voilà ce que ça donne à ce stade :

Les bonnes colonnes d'un planning de travail sur Trello

Remplir son planning de travail sur Trello

Il s’agit maintenant de le remplir. Nous allons utiliser le plein potentiel de Trello en version gratuite.

C’est parti.

Décrire les objectifs du moment

Tout d’abord, notez dans la colonne objectifs vos objectifs du moment.

Pour cela, créez une à plusieurs cartes comme la première vidéo dans cet article vous le montre.

Voici ce que cela donne pour moi :

Définir les bons objectifs est une étape importante

Vous remarquerez que j’utilise également les étiquettes de couleur pour ensuite plus facilement filtrer les actions et les idées. Je peux aussi utiliser les dates d’échéance pour mettre une tension dans mon planning.

Je vais ensuite remplir les autres colonnes en fonction de l’avancée des actions.

Remplir les autres colonnes

Rien de plus simple.

Il faut cependant bien commencer par des verbes d’action le libellé de chaque carte comme ici :

Les actions doivent toujours commencer par un verbe d'action

Vous remarquerez que j’ai utilisé également la possibilité d’étiqueter les cartes en fonction de l’objectif auquel l’action contribue.

J’ai également ajouté une date d’échéance.

Je peux aller plus loin et utiliser la checklist par exemple :

La checklist de Trello est très pratique

Au final, voici ma To Do List :

Ma To Do List dans Trello

Voilà, c’est fini pour ce long tuto.

Je n’ai pas abordé la priorisation et le ratio Valeur vs Temps passé, Je vous proposerais certainement un article à part entière sur le sujet.

Si vous avez de bonnes astuces à partager, les commentaires sont là pour ça !

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