5 applications pour tous types de réunion de travail

Les outils pour les réunions

J’avoue, je suis un peu geek et j’adore tester de nouvelles applications. Surtout lorsqu’il s’agit de productivité. Je vais donc vous en faire profiter en partageant avec vous 5 coups de coeur. Leur point commun? Etre de bons outils pour les réunions de travail.

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Evernote, l’outil ultime pour prise de notes en réunion

Pas vraiment une découverte de l’année, mais indispensable pour moi. J’ai déjà évoqué longuement Evernote dans un précédent article. Vous pouvez notamment découvrir comment Evernote a fait évoluer son produit en proposant désormais des modèles pour la prise de notes.

Cette vidéo explique bien la chose.

Télécharger Evernote

Klaxoon, l’outil ultime pour les brainstorms à distance

J’utilise Klaxoon assez régulièrement en tant qu’organisateur de réunion ou simple participant.
Klaxoon, c’est un service web qui propose plusieurs outils pour animer vos réunions, soit en présentiel, soit à distance.

La fonction que j’utilise le plus, c’est le brainstorm, l’équivalent numérique du paperboard et des post-it.


Découvrir Klaxoon

Trello, l’outil ultime pour les stand up meeting

Sans doute l’outil que j’utilise le plus en réunion. Trello est à l’origine un outil de Kanban pour visualiser l’avancées des différentes tâches d’un projet. C’est un excellent outil :

  • simple d’utilisation,
  • entièrement personnalisable avec la possibilité d’utiliser des exensions pour connecter Trello aux outils que vous utilisez par ailleurs.

il remplacera très avantageusement un fichier excel dans certains cas, des slides de roadmap ou ce genre de données qui par définition bouge souvent.

Découvrir Trello

Reason8 , un outil de prise de note en devenir?

Une application que j’ai découverte récemment en travaillant sur les différents outils pour rédiger un comptes rendus rapidement.

Le concept de Reason8 est simple. Plutôt que de saisir les compte rendus de vos réunions, vocalisez-les, c’est plus rapide !

Pour l’instant assez performant en anglais.


Découvrir Reason8

Meeting Cost Timer, l’outil ultime pour se dire qu’une réunion peut couter chère

Enfin, une application d’une simplicité biblique. Meeting Cost Timer vous propose d’afficher au fur et à mesure du déroulement de votre réunion, le coût de cette dernière.
Un peu stressant sans doute, mais c’est un bon outil pour prendre conscience de ce coût caché qu’est le temps de réunion inutile.

Télécharger Meeting Cost Timer

Et vous? Des outils à recommander? Rendez-vous dans les commentaires !

Walking Meetings : et si vous vous baladiez pendant votre prochaine réunion?

Les Walking Meetings

Les Walking Meetings, vous connaissez? Sans connaître cette modalité, j’ai le souvenir de plusieurs scènes dans la biographie de Steve Jobs où celui-ci s’entretient avec un célèbre journaliste tech (Walt Mossberg de mémoire) en se baladant dans les rues de Cupertino. J’ai compilé dans ce billet quelques éléments sur cette pratique.

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les adeptes célèbres des walking meetings

Une petite recherche sur internet permet de trouver facilement les adeptes de la balade.

Aristote avait l'habitude de tenir ses conférences en marchant

Voici les plus connus :

  • Steve Jobs comme évoqué dans l’introduction
  • Jack Dorsey, le co-fondateur de Twitter
  • son copain Mark Zuckerberg, fondateur de Facebook
  • un certain Barack Obama
  • Richard Branson
  • Sigmund Freud
  • Platon
  • Nietzsche
  • Aristote

«Les seules pensées valables viennent en marchant » écrivait Nietzsche

On rencontre du beau monde sur les trottoirs de Washington ou de la Silicon Valley.

Posons nous la question de savoir pourquoi ces illustres personnalités sont ou ont été adeptes des Walking Meetings.

Pourquoi tenir un Walking Meeting

Plusieurs raisons peuvent vous amener à tenir des réunions en marchant. On trouve dans cet article de inc.com les principaux bienfaits des walking meetings.

Le premier est que le fait de marcher emballe le moteur de votre créativité du fait d’une plus grande diversité des paysages qui stimule votre cerveau. A vous les fulgurances et l’inspiration ! C’est ce qu’explique dans ce TED Marily Oppezzo, spécialiste du comportement et de l’apprentissage.

La seconde raison est que c’est tout simplement…bon pour vous. Le fait de rester assis toute la journée est nocif pour votre santé. Il est conseillé de se lever au moins une fois par heure pour préserver votre santé.

Autre avantage, le fait de marcher ensemble brise les murs hiérarchiques. C’est aussi, au delà de cet aspect, la bonne façon de rapprocher des générations différentes par exemple ou des métiers différents. La marche neutralise certains freins liés aux différences et les minimisent.

La quatrième raison est tout simplement celle du bien-être. Le fait de se balader améliore le niveau d’énergie, le niveau de concentration ainsi que l’engagement des participants à la réunion balade.


L’institut Max Planck de Berlin a d’ailleurs scientifiquement testé cette hypothèse
avec des adultes et des enfants. Les groupes assis ont oublié plus de choses que les groupes qui marchaient. Tout le contraire d’une réunion où les participants restent assis en attendant que ça se passe ou traitent leurs mails.

Cinquième raison, dehors il n’y a pas de PC, le smartphone n’est pas posé sur le bureau et personne ne présente de slides pénibles. La communication est donc d’une plus grande qualité.

La sixième raison est la bonne humeur apportée par le fait de se balader.

En résumé, c’est bon pour vous ! Mangez-en !

s’organiser pour une réunion ballade

Cet article dresse les principaux points de la checklist :

  • avez-vous informé les autres participants de la modalité de la réunion?
  • avez-vous vérifié les prévisions météo?
  • avez-vous emporté de l’eau?
  • si vous êtes dans la nature, avez-vous prévu une tenue spécifique?
  • si le soleil tape, avez-vous pris vos lunettes et votre crème solaire?

On peut donner d’autres conseils pour la préparation.

Notamment de tenir ce genre de réunion plutôt en fin de matinée avant le déjeuner ou en fin d’après midi quand l’énergie commence à baisser.

quand est-ce qu’une réunion balade est pertinente?

La réunion balade est pertinente en petit groupe. C’est par contre parfait pour les échanges bilatéraux par exemple.

La réunion peut avoir une destination bien précise. Cela peut être aussi une justification permettant de lever les dernières barrières de ceux qui souhaitent éviter les Walking Meetings. En revanche, il est important d’éviter les itinéraires linéaires.

Prenez en compte votre propre forme et celle de celui ou celle qui vous accompagne. Notamment pour adapter votre cadence à celle de votre collègue.

Les réunions de ce type donne tout leur potentiel quand il s’agit d’être créatif notamment, de diverger. L’objectif de la réunion doit aussi prendre en compte cet aspect.

les Walking Meetings sont-ils la Panacée?

Un article de Psychologytoday.com se penche sur le sujet.

Inutile d’essayer les walking meetings avec une dizaine de personnes.

Si les Walking Meetings sont excellents pour diverger et trouver des idées,
ils sont cependant à éviter pour les réunions dont l’objectif est de converger vers une solution unique ou un consensus.

Oubliez également ce genre de meeting pour des réunions nécessitant un support ou un espace d’expression commun comme un tableau blanc par exemple.

Voilà, vous savez tout ! Et vous, pratiquez-vous déjà la réunion balade?

J’ai testé les micro-meetings

les micro-meetings

Les micro-meetings, sont comme le nom l’indique, des réunions de très petit-format. J’ai pu tester cette approche récemment. Plus de 30 réunions de 15 minutes chacune. Voici mon retour d’expérience.

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Mon challenge

Je travaille pour une grosse entreprise et récemment, je me suis prêté au jeu de la préparation d’un comité de direction commun entre deux entités.
Pour que ce moment soit utile, que des décisions soient prises, nous devions le préparer le mieux possible. Rassembler les informations utiles,  les points de vue, définir les questions  auxquelles il faut répondre… etc.

Problème. Nous n’avions qu’un mois.

C’est peu si on considère le nombre de sujets , le nombre de décideurs à mettre dans la boucle et les disponibilités de chacun.

Face à ses contraintes, nous avons décidé de nous prêter, sans le savoir, à une pratique Googlelienne, les micro-meetings.

Google et les micro-meetings

C’est une pratique décrite par Marissa Mayer, (ex-CEO de Yahoo et ex-Vice-Présidente de l’activité Search de Google), que j’évoque dans l’infographie « 8 réunions avec des milliardaires ».

Marissa Mayer a ainsi découpé son emploi du temps en créneaux de 10 minutes. Cela lui permet de tenir jusqu’à 70 réunions par semaine.

Elon Musk est aussi adepte de cette méthode et découpe son emploi du temps en créneaux de 5 minutes (faut toujours qu’il se fasse remarquer…).

Nous avons choisi de caler nos micro-meetings sur des créneaux de 15 minutes.

Une préparation exigeante

Trouver des créneaux de 15 minutes dans les agendas n’est pas une chose si facile.

Surtout quand les agendas sont pleins , généralement de réunions d’une heure qui s’enchaînent.

Ensuite, bien qu’ayant préparé une liste de questions pour récolter très précisément les informations dont nous avions besoin, je dois avouer que les premières itérations de ces micro-meetings étaient encore trop chaotiques.

Ce qui nous a amené à mettre en place quelques pratiques que je partage avec vous.

La checklist des micro-meetings

Du fait du temps très limité dont nous disposons, les impaires se paient double en termes d’efficacité de la réunion.

Partant du principe que vous savez ce que vous voulez, que vous avez la liste des bons interlocuteurs (pas plus de 5 personnes autour du pont) et qu’ils ont répondu positivement à votre invitation, voici les autres points essentiels.

    • Si vous êtes plusieurs organisateurs, savez-vous qui incarne le rôle de facilitateur et celui de secrétaire ?

En 15 minutes,  pas le temps de se demander si l’autre a pris des notes sur le dernier point évoqué. Les rôles doivent être clairs dès le départ.
Perso, j’ai pris le rôle de secrétaire.

    • L’introduction est-elle la plus claire et concise possible?

Idem, au fil des réunions, l’introduction s’est standardisée pour lever toutes les incompréhensions qui peuvent donner lieu à discussion alors que la réunion n’a même pas encore débuté.

    • Le support de prise de notes est-il adapté?

J’avais pour ma part créé un slide avec différentes cases pour les remplir au fur et à mesure des discussions. A l’usage, j’ai trouvé ça trop contraignant notamment quand la discussion génère plus de notes que ce que le template permet. Et généralement, c’est ce qui arrive.

Et encore une fois, pas le temps de demander 50 fois aux participants de répéter leur dernières phrases pour l’écrire dans une satanée case d’un Powerpoint.

J’ai fini les micro-meetings sur mon outil de prise de notes habituel avec les principales questions rédigées à l’avance.

    • Les participants sont-ils au courant qu’il s’agit d’un micro-meeting?

Le problème avec les réunions d’15 minutes, c’est qu’elles apparaissent visuellement dans Outlook ou sur votre smartphone comme des réunions de 30 minutes si on y prête pas attention. Les invités ne se posent pas la question et pensent se rendre à une réunion de 30 minutes… et calculent donc le retard acceptable en fonction de ça. 🙁

Ajouter dans le titre de l’invitation l’indication du temps de la réunion peut être une bonne idée.

    • Avez-vous prévu un ordre du jour de 10 minutes?

Il n’était pas rare que certains participants arrivent avec un petit retard de 5 minutes. Soit… 1/3 de la micro-réunion foutue.

Et oui, les micro-meetings sont en fait des nano-meetings dans certains cas.

Après réflexion, voici l’agenda typique d’un micro-meeting de 15 minutes

2 minutes d’introduction :

  • Présentation des personnes autour du pont téléphonique ou autour de la table (le faire soi-même évite de perdre du temps)
  • le contexte
  • l’objectif
  • la question à laquelle il faut répondre avec les différentes réponses possibles

1 minutes de clarification :

  • l’introduction était-elle claire?

6 minutes de discussion

1 minute de conclusion avec rappel des points d’action / points de décision

Et oui, c’est un ordre du jour sur 10 minutes. Ce qui donne royalement 5 minutes de mou.

Conclusion : Vive les fourmis !

Hier soir, j’ai regardé « Ant-Man », un film de super-héros Marvel avec Michael Douglas entre autre, et une copie de Ben Affleck dans le rôle titre.

Il se trouve que Ant-Man a la capacité de rapetisser grâce à une potion qui « rapproche » chacun de ses atomes. Bien qu’aussi minuscule qu’une fourmi, le super-héros garde la même force qu’un homme de taille normale et peut mettre KO n’importe quel ennemi (oui parce qu’il est très fort petit parce qu’il est déjà très fort grand, vous me suivez?).

Je retire de cette expérience l’analogie suivante.

Bien préparé, le micro-meeting est à la réunion classique d’une heure ou 30 minutes, ce que Ant-Man est au super-héros classique : une alternative plus compacte et ramassée mais avec autant d’impact pour sauver le monde…ou votre agenda.