Prioriser les tâches de sa to do list avec cette technique secrète

Il y a mille façons de prioriser les tâches de sa To Do List. J’ai moi-même utilisé différentes méthodes, notamment la fameuse matrice d’Eisenhower popularisée par Steven Covey dans son best-seller. La découverte récente d’une autre méthode et d’une botte secrète que je vais partager ici m’ont amené à revoir mon fonctionnement pour prioriser les tâches de ma to do list.

au sommaire :

La matrice d’Eisenhower

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La matrice d’Eisenhower est une méthode simple pour prioriser les tâches de sa to do list.

Elle se présente sous cette forme :

Matrice d’Eisenhower.png
Par OfolTravail personnel, CC BY-SA 4.0, Lien

L’avantage, c’est que le classement de ses tâches se fait rapidement.
Le problème, c’est que finalement, en gérant correctement  les actions prises ou initiées, il y a très peu de choses, voir aucune, qui tombe dans la colonne « non important ».

On se retrouve donc à devoir arbitrer uniquement par le niveau d’urgence sans savoir si certaines actions ont un degré d’importance moindre relativement aux autres.

Un camarade m’a récemment dit prioriser ses tâches en s’inspirant d’une méthode de travail agile, la méthode SAFe qui peut répondre à ce point de douleur.

La méthode de priorisation SAFe

SAFe couvre beaucoup plus d’aspects que la simple priorisation des fonctionnalités à intégrer dans un produit, comme vous pouvez le voir ici.

Pour prioriser les fonctionnalités à développer dans un logiciel ou une application par exemple, certains groupes projets agiles utilisent la méthode WSJF (© Scaled Agile, Inc.) : « Weighted Shortest Job First », en bon français « la plus importante ou la plus courte fonctionnalité d’abord « 

Voici les critères:

  • la valeur business : est-ce que nos clients vont préférer cette fonctionnalité ou une autre? Est-ce que cette fonctionnalité impacte le chiffre d’affaires? Sommes-nous passibles d’une amende si nous ne développons pas cette fonctionnalité?
  • l’urgence de la tâche : est-ce que la valeur business de cette fonctionnalité baisse si nous attendons? Y-a-t-il une échéance précise? Les utilisateurs vont-ils choisir une autre solution que la nôtre si nous ne développons pas cette fonctionnalité?
  • la réduction du risque ou la possibilité de nouvelles opportunités : est-ce que le développement de cette fonctionnalité réduit le risque pour les futures mises à jour? est-ce que cette fonctionnalité va nous permettre d’en sortir d’autres encore plus pertinentes?
  • l’effort nécessaire : est-ce le développement de cette fonctionnalité nécessite beaucoup de ressources ou de temps?

Chacun de ces critères doit être notés selon la suite de Fibonacci ( soit : 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21).

Voici comment calculer le score WSJF d’une tâche :

Le coût du retard = la valeur business + l’urgence de la tâche + la réduction du risque ou la possibilité de nouvelles opportunités
Le score de la tâche = Le coût du retard / l’effort nécessaire.

Vous allez me dire:  » t’es gentil mais j’ai pas le temps de faire ça sur chacune des lignes de ma To Do List ».

et c’est là que je sors mon atout majeur… ma botte secrète.

La botte secrète

Si vous utilisez Trello comme outil de To Do List, vous allez pouvoir bénéficier d’un plugin secret qui va vous permettre une priorisation rapide et « scientifique » de vos tâches.

Voici comment activer ce plugin.

  • dans Trello, créez une équipe et associez votre tableau de To Do List à cette équipe
  • ouvrez le lien suivant : https://trello.com/power-ups/admin et choisissez l’équipe précédemment créée. Ici c’est « Entreprise » pour moi : Le plugin SAFe de Trello
  • Vous allez ensuite vous retrouver sur cette page : Créer un plugin SAFE Trello
  • cliquez sur « Create a Power-UP »
  • un formulaire va apparaître. Nous allons le remplir ensemble.
  • Power-up name : choisissez le nom que vous souhaitez
  • Power-up capabilities : voici ce qu’il faut cocher Un super Power Up Trello pour Prioriser ses tâches
  • iFrame Connector URL : https://chipalou.github.io/wsjf2/index.html

Voilà, le plugin secret est maintenant activé.

Pour l’utiliser, rendez-vous sur le tableau To Do.

Pour chaque action/chaque carte, un nouveau champ WSJF apparait en rouge :

Le plugin SAFe est activé

Clique sur le champ rouge, un mini-formulaire permet d’évaluer chaque critère :

Evaluer les différentes valeurs de la tâche

Une fois chaque critère évalué et le bouton « Save » cliqué, le score de ta tâche va s’afficher sur la carte :

Tadaaaa le score apparait

Et voilà, maintenant, vous savez sur quelle tâche il faut que mettre son énergie en priorité dès à présent.

Merci à Philippe S pour la création de cet excellent plugin !

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