L’agenda familial Family Place pour mieux s’organiser avec son smartphone

Family Place, l'agenda familial, disponible sur iOS, Android et sur le web

L’agenda familial a désormais une application. Il s’agit de l’application Family Place proposée par Orange dans le cadre de ses offres grand public.

l’agenda familial pour mieux s’organiser avec son smartphone :

[Pour être transparent, je précise que je suis salarié du groupe Orange. Mais cela n’empêche, Family Place est un vrai coup de coeur.]

pourquoi utiliser Family Place?


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Accompagner le grand à son cours de Ping-Pong, le petit à son cours de gymnastique, penser à donner les clés à la nounou, réserver deux couverts dans un restaurant, se rappeler que nous dinons chez des amis samedi prochain etc… autant de « trucs » à penser en plus de son activité professionnelle.

Avec un challenge en plus, celui d’être bien synchrone avec sa ou son partenaire pour éviter les boulettes. Un vrai défis que les applications sur smartphone peuvent nous aider à relever ( comme l’explique Jean-Baptiste sur le podcast Azzzap).

C’est tout l’objet de l’application Family Place, l’agenda familial que j’utilise depuis plusieurs mois maintenant.

le calendrier familial, c’est bien pratique

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Première aide précieuse, le calendrier partagé.

Sur Family Place, vous allez créer des évènements dans le calendrier de l’application et ceux-ci seront ensuite affichés à la fois dans le calendrier de l’application mais aussi dans le calendrier que vous utilisez sur votre smartphone. Cela permet d’avoir une vision consolidé des évènements de la semaine, à la fois d’un point de pro et perso.

C’est simple et intuitif.

la to do list partagée, pour se répartir les tâches

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Dans la capture d’écran précédente apparaissent deux tâches, car oui, Family Place est en plus une to do list partagée.

Chaque tâche est partageable avec un des membres de la famille pour lui être assigné.

Là encore, c’est très simple et la tâche, si elle fait l’objet d’une échéance, est inscrite dans le calendrier.

Comme ici avec le colis à aller chercher ou les ventes ebay :

les autres fonctions sympa de Family Place

Family Place propose, en plus de ses deux fonctions clé, d’autres services sympa.

Il est possible par exemple de partager des photos en famille, et seulement avec la famille, contrairement à ce que l’on peut faire sans le vouloir sur Facebook par exemple où vos photos sont peut-être visibles plus largement que vous ne le pensez.

Il y a également une messagerie interne à la famille, comme peut le proposer WhatsApp par exemple.

Plus original, l’application permet aussi de partager sa position avec les membres de sa famille pendant un temps limité à une heure par exemple (disponible uniquement pour les clients Orange forfait Open)

Elle permet également d’appeler à l’aide les membres de sa famille qui pourront alors venir vous secourir là où l’application vous a géo-localisé.

Plein de petites fonctionnalités très chouettes et simples à prendre en main.

L’application est disponible sur iPhone / iPad et sur Google Play Store ou même sur le web via votre navigateur préféré.

Voici une petite vidéo pour finir.


Prioriser les tâches de sa to do list avec cette technique secrète

Prioriser les tâches de sa to do list

Il y a mille façons de prioriser les tâches de sa To Do List. J’ai moi-même utilisé différentes méthodes, notamment la fameuse matrice d’Eisenhower popularisée par Steven Covey dans son best-seller. La découverte récente d’une autre méthode et d’une botte secrète que je vais partager ici m’ont amené à revoir mon fonctionnement pour prioriser les tâches de ma to do list.

au sommaire :

La matrice d’Eisenhower

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La matrice d’Eisenhower est une méthode simple pour prioriser les tâches de sa to do list.

Elle se présente sous cette forme :

Matrice d’Eisenhower.png
Par OfolTravail personnel, CC BY-SA 4.0, Lien

L’avantage, c’est que le classement de ses tâches se fait rapidement.
Le problème, c’est que finalement, en gérant correctement  les actions prises ou initiées, il y a très peu de choses, voir aucune, qui tombe dans la colonne « non important ».

On se retrouve donc à devoir arbitrer uniquement par le niveau d’urgence sans savoir si certaines actions ont un degré d’importance moindre relativement aux autres.

Un camarade m’a récemment dit prioriser ses tâches en s’inspirant d’une méthode de travail agile, la méthode SAFe qui peut répondre à ce point de douleur.

La méthode de priorisation SAFe

SAFe couvre beaucoup plus d’aspects que la simple priorisation des fonctionnalités à intégrer dans un produit, comme vous pouvez le voir ici.

Pour prioriser les fonctionnalités à développer dans un logiciel ou une application par exemple, certains groupes projets agiles utilisent la méthode WSJF (© Scaled Agile, Inc.) : « Weighted Shortest Job First », en bon français « la plus importante ou la plus courte fonctionnalité d’abord « 

Voici les critères:

  • la valeur business : est-ce que nos clients vont préférer cette fonctionnalité ou une autre? Est-ce que cette fonctionnalité impacte le chiffre d’affaires? Sommes-nous passibles d’une amende si nous ne développons pas cette fonctionnalité?
  • l’urgence de la tâche : est-ce que la valeur business de cette fonctionnalité baisse si nous attendons? Y-a-t-il une échéance précise? Les utilisateurs vont-ils choisir une autre solution que la nôtre si nous ne développons pas cette fonctionnalité?
  • la réduction du risque ou la possibilité de nouvelles opportunités : est-ce que le développement de cette fonctionnalité réduit le risque pour les futures mises à jour? est-ce que cette fonctionnalité va nous permettre d’en sortir d’autres encore plus pertinentes?
  • l’effort nécessaire : est-ce le développement de cette fonctionnalité nécessite beaucoup de ressources ou de temps?

Chacun de ces critères doit être notés selon la suite de Fibonacci ( soit : 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21).

Voici comment calculer le score WSJF d’une tâche :

Le coût du retard = la valeur business + l’urgence de la tâche + la réduction du risque ou la possibilité de nouvelles opportunités
Le score de la tâche = Le coût du retard / l’effort nécessaire.

Vous allez me dire:  » t’es gentil mais j’ai pas le temps de faire ça sur chacune des lignes de ma To Do List ».

et c’est là que je sors mon atout majeur… ma botte secrète.

La botte secrète

Si vous utilisez Trello comme outil de To Do List, vous allez pouvoir bénéficier d’un plugin secret qui va vous permettre une priorisation rapide et « scientifique » de vos tâches.

Voici comment activer ce plugin.

  • dans Trello, créez une équipe et associez votre tableau de To Do List à cette équipe
  • ouvrez le lien suivant : https://trello.com/power-ups/admin et choisissez l’équipe précédemment créée. Ici c’est « Entreprise » pour moi : Le plugin SAFe de Trello
  • Vous allez ensuite vous retrouver sur cette page : Créer un plugin SAFE Trello
  • cliquez sur « Create a Power-UP »
  • un formulaire va apparaître. Nous allons le remplir ensemble.
  • Power-up name : choisissez le nom que vous souhaitez
  • Power-up capabilities : voici ce qu’il faut cocher Un super Power Up Trello pour Prioriser ses tâches
  • iFrame Connector URL : https://chipalou.github.io/wsjf2/index.html

Voilà, le plugin secret est maintenant activé.

Pour l’utiliser, rendez-vous sur le tableau To Do.

Pour chaque action/chaque carte, un nouveau champ WSJF apparait en rouge :

Le plugin SAFe est activé

Clique sur le champ rouge, un mini-formulaire permet d’évaluer chaque critère :

Evaluer les différentes valeurs de la tâche

Une fois chaque critère évalué et le bouton « Save » cliqué, le score de ta tâche va s’afficher sur la carte :

Tadaaaa le score apparait

Et voilà, maintenant, vous savez sur quelle tâche il faut que mettre son énergie en priorité dès à présent.

Merci à Philippe S pour la création de cet excellent plugin !

Organiser son planning de travail grâce à Trello

Organiser son planning de travail via Trello

Organiser son planning de travail et surtout le respecter, est une gymnastique difficile. Il faut donc s’appuyer sur les bons outils et les bonnes méthodes pour ne pas perdre de vue ses objectifs . Trello peut vous aider. Voici comment.

au sommaire :

A quoi sert Trello?


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Trello a l’origine est un outil développé par la société Fog Creek Software pour régler des problèmes internes de planification en 2010.
7 ans après , après sa mise à disposition pour le grand public en 2012, Trello a été revendu à Atlasian 425 millions de $.

Une belle histoire non?

Mais à quoi sert Trello?  C’est un outil de Kanban à l’origine.

Soit l’équivalent digital de ça :

Kanban Board for software development teams.png
Par 瑜珈熊Travail personnel, CC BY-SA 4.0, Lien

Mais l’outil est tellement souple qu’il peut servir à de multiples choses.

Par exemple, on peut l’utiliser comme un outil de CRM en listant ses différents prospects ou même pour gérer les courses de la maison.

J’ai posé il y a quelques semaines à mes contacts Linkedin la question suivante :

Comme vous pouvez le voir, j’ai eu quelques réponses 😉

Et une partie très importante m’a répondu utiliser Trello comme outil de To Do List pour organiser son planning de travail.

Pour ceux qui ne connaissent pas Trello, cela me semble intéressant d’en partager les bases et de monter en quoi cela peut être, en effet, un excellent planning de travail.

C’est parti !

Créer son premier tableau du Trello


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Pour créer son premier tableau Trello, il faut bien évidemment se créer un compte si ce n’est déjà fait sur cette adresse.

Gardez la version gratuite. La version payante n’est pas nécessaire pour utiliser Trello en To Do List.

Pour connaître les grands principes de fonctionnement de Trello, je vous invite à regarder cette courte vidéo :


Je vous propose ensuite de créer un tableau que nous allez appeler « Planning de Travail » ou « To Do List » ou « Jean-Pierre », c’est vous qui voyez… Idem pour le fond d’écran, une photo de votre belle-mère ou de votre plus beau tatouage, c’est idem. Peu d’importance à ce stade.

Les bases d’un bon planning de travail

C’est ici que commence les choses sérieuses.

Je rappelle quelques bases d’une bonne to do list dans cet article.

Sans vous rédiger à nous tout l’article (fort riche au demeurant), voici quelques principes qui vont nous guider dans la création de notre tableau  :

  • un projet n’est pas une action
  • un projet est une somme d’actions
  • s’empêcher de faire quelque chose d’inutile ou qui ne répond pas à ses objectifs c’est aussi important que faire quelque chose qui y répond
  • une idée n’est pas une action
  • l’information nécessaire pour traiter l’action doit être disponible à un clic du libellé de l’action
  • commencer les libellés des tâches par des verbes d’action
  • archiver les tâches réalisées quelque part, ça fait du bien au moral
  • garder un maximum de 20 actions dans sa To Do List
  • mettre les actions les plus prioritaires en tête de liste, et…
  • distinguer les tâches rapides à réaliser des tâches plus chronophages

Voilà, maintenant que nous avons les bases, nous pouvons nourrir notre beau tableau.

Créer la structure de votre planning de travail sur Trello

Partant de là, voici les colonnes qui me paraissent indispensables :

  • une colonne « Objectifs du moment » : …pour toujours mettre en regard mes actions et mes objectifs
  • une colonne « à commencer » :  …sans notion d’urgence pour l’instant, même si on peut grâce à Trello assigner une échéance à cette carte.
  • une colonne « à faire aujourd’hui » : …en d’autres termes, si je n’arrive pas à réaliser ses actions dans la journée,  ma journée est loupée. Il est conseillé de se concentrer sur  5 actions maximum.
  • une colonne « en attente d’éléments » : pour avoir en tête ce que j’attends des autres pour pouvoir avancer.
  • une colonne « en cours » : pas nécessaire d’expliciter j’imagine
  • une colonne « réalisés » : on reprend ici la notion de tâches réalisées archivées pour être satisfait de tout ce que vous avez réalisé
  • une colonne « idées » : je liste toutes les idées qui me viennent. Ce ne sont pas encore des actions. Cela demande par contre, si je suis convaincu, de caler une action du type  » prévoir un créneau de réflexion » sur l’idée « blablabla »…
  • … et enfin, pour prendre en compte le conseil de Warren Buffet, une colonne « Lectures », avec tous les livres qui peuvent m’aider à atteindre mes objectifs.

Et voilà, un chouette tableau qui repose sur de bonnes bases.

Voilà ce que ça donne à ce stade :

Les bonnes colonnes d'un planning de travail sur Trello

Remplir son planning de travail sur Trello

Il s’agit maintenant de le remplir. Nous allons utiliser le plein potentiel de Trello en version gratuite.

C’est parti.

Décrire les objectifs du moment

Tout d’abord, notez dans la colonne objectifs vos objectifs du moment.

Pour cela, créez une à plusieurs cartes comme la première vidéo dans cet article vous le montre.

Voici ce que cela donne pour moi :

Définir les bons objectifs est une étape importante

Vous remarquerez que j’utilise également les étiquettes de couleur pour ensuite plus facilement filtrer les actions et les idées. Je peux aussi utiliser les dates d’échéance pour mettre une tension dans mon planning.

Je vais ensuite remplir les autres colonnes en fonction de l’avancée des actions.

Remplir les autres colonnes

Rien de plus simple.

Il faut cependant bien commencer par des verbes d’action le libellé de chaque carte comme ici :

Les actions doivent toujours commencer par un verbe d'action

Vous remarquerez que j’ai utilisé également la possibilité d’étiqueter les cartes en fonction de l’objectif auquel l’action contribue.

J’ai également ajouté une date d’échéance.

Je peux aller plus loin et utiliser la checklist par exemple :

La checklist de Trello est très pratique

Au final, voici ma To Do List :

Ma To Do List dans Trello

Voilà, c’est fini pour ce long tuto.

Je n’ai pas abordé la priorisation et le ratio Valeur vs Temps passé, Je vous proposerais certainement un article à part entière sur le sujet.

Si vous avez de bonnes astuces à partager, les commentaires sont là pour ça !

To Do List : bien gérer son gestionnaire de tâches

Le gestionnaire de tâches et la to do list

Le gestionnaire de tâches et la To Do List. Toujours dans la série « je traite ma to do list sans stress et j’aime ça », je partage avec vous quelques conseils issus de différentes lectures sur la formalisation même de sa to do list dans son gestionnaire de tâches.

Une bonne To Do List dans un bon gestionnaire de tâches, le sommaire :

Que mettre dans son gestionnaire de tâches?

Benjamin Franklin est connu comme celui qui a popularisé la To Do List.

Voici à quoi ressemblait la sienne :


La To Do List de Benjamin Franklin
Plus que la To Do List, Benjamin Franklin avait inventé un système, une méthode de productivité.

Cette notion de système, on la retrouve dans les mots d’Amir Salihefendic :

“Le plus important, c’est d’avoir une méthode fiable qui va vous aider à prioriser les choses importantes. Une méthode qui va vous aider à jongler avec plusieurs sujets sans vous sentir submergé. Ma suggestion est d’utiliser un « système », plutôt qu’une simple application de To Do. »  Amir Salihefendic, CEO de …Doist.

La première à se poser est la suivante : qu’est-ce que je fais entrer dans ce fameux système évoqué par Amir Salihefendic ?

Cela nécessite de revenir sur deux notions. La première notion est celle de projet, la seconde, celle de tâche.

La notion de projet de David Allen

Un projet (une idée, un évènement, une présentation, la création d’un produit, …) est en fait une somme de tâches qui vont amener à sa réalisation. Dès que deux tâches s’enchaînent pour aboutir à un résultat, on peut classer cet ensemble dans la catégorie des projets.
C’est une notion importante car nous avons tendance à caser dans nos gestionnaires de tâches des projets plus que des actions.

Source :


Les projets n’ont pas à être dans votre to do list

Par exemple : formaliser une présentation. En soi, c’est un projet plus qu’une tâche. Plusieurs étapes sont nécessaires : contacter ses collègues, collecter les informations, définir le plan, faire un premier brouillon etc.

C’est encore plus le cas quand on retrouve dans sa To Do List des « ambitions » comme « Apprendre à programmer en HTML » ou « Redéfinir la stratégie de mon produit ».

Or ces projets déguisés en tâche n’ont pas leur place dans un To Do list.
Ces projets ont leur place sur d’autres supports mais pas dans une To Do list. Un carnet Evernote par exemple, ou un tableau Trello, mais pas dans une To Do List.

 

Créer une Don’t Do list

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A contrario, les Don’t Do ont leur place dans une To Do (il y a un peu de Raffarin dans cette phrase). Exemple : ne pas regarder ses mails le matin. C’est une action simple, en soi non « atomisable », qui peut se retrouver dans une To Do List.

Plus d’information dans cet article.

Comment remplir sa To Do List?

Une fois que l’on sait ce qu’on doit mettre dans sa To Do List, voici quatre conseils sur sa formalisation.

Adopter une double posture

Conseil opportun du livre « Lifehacker » : il faut adopter la posture double quand on rédige une tâche. A la fois la posture du donneur d’ordres et la posture de l’exécutant. Car vous êtes finalement les deux. Cela vous amène à mieux définir le besoin initial et à le formuler le plus clairement possible pour l’exécutant qui est en vous comprenne bien le donneur d’ordre que vous êtes également.

Commencer par un verbe d’action précis

Au début de chaque tâche, un verbe d’action, autre que « faire », sera tout à fait pertinent.

Quelques idées de verbe :

    • Rédiger
    • Appeler
    • Demander
    • Apporter
    • Regarder (un mooc par exemple)
    • Lire
    • Collecter
    • Répondre
    • Publier
    • Déléguer
    • Transférer

Intégrer un maximum d’informations dans sa To Do

Pour faciliter le traitement des tâches, les informations nécessaires ne doivent jamais être très loin.
La plupart des applications de To Do propose justement un champs « notes » pour chaque ligne de votre to do list. Profitez-en, ça fait gagner un temps précieux.

Vous pouvez aussi systématiquement mettre votre outil de prise de notes (Evernote, Onenote ou autre) à coté de votre To Do List en veillant à utiliser les mêmes tags. L’idée étant toujours de disposer de l’information pertinente le plus rapidement possible.

Source dans cet article.

Archiver les tâches exécutées quelque part

Cocher une case de sa todo, quel plaisir !

Gardez les tâches finalisées quelque part pour le plaisir de matérialiser ce que vous avez abattu comme boulot. Cela peut aussi servir de reporting à l’occasion.

Comment prioriser l’exécution des tâches de la To Do List ?

Avoir des tâches bien identifiées, c’est chouette, avoir une vision claire des actions les plus importantes c’est encore mieux.

Comment faire?

Garder 20 items au plus dans une to do list

Une première façon de prioriser sa To Do List, c’est de limiter d’entrée le nombre de tâches dans son gestionnaire.

Fixons la barrière à 20 tâches en tout dans votre to do list, vie pro / vie perso inclues. Vous verrez, c’est finalement assez contraignant.

Source dans ce livre :


 

Mettre les plus importantes en tête de liste

Ensuite, la bonne mécanique, c’est de mettre les tâches les plus importantes en tête de liste. Les plus importantes, pas les plus urgentes.

Une tâche peut être urgente mais n’avoir aucune importance. Si sa non-exécution n’a aucun impact ou un impact très limité, alors, on peut dire que ce n’est pas une tâche importante même si elle reste urgente.

Comment traiter sa To Do List?

Revoir sa to do list tous les matins et en fin de journée

Les nouvelles demandes et les nouvelles priorités arrivent tous les jours dans notre To Do List. Pour mieux maîtriser ce flux permanent, rien de tel qu’un rituel.

Revoir sa To Do List le matin permet de prioriser à nouveau les tâches, de caler des créneaux dans la journée pour pouvoir les traiter.

La revoir le soir permet d’être satisfait du travail accompli et éventuellement de se noter de nouvelles actions si vous faites en même temps votre revu de mails.

Distinguer les taches à exécution rapides des tâches nécessitant plus de temps

Certaines tâches demandent moins de deux minutes pour être traitées, d’autres plus de temps.

Si c’est le cas, caler un créneau spécifique dans votre agenda pour la traiter. Ça sera d’autant plus facile que vous n’êtes pas accaparé toute la journée par les réunions.

Finalement, l’ultime secret : se concentrer sur une seule tâche à la fois

Un classique. Nous ne sommes pas aussi multitâches que nous le pensons. Donc quand on s’attelle au traitement d’une tâche, il faut être concentré un maximum. Pour cela je vous renvoie à quelques astuces de cette infographie.

Ou au sein de cet article.

J’espère que ces quelques conseils vous aideront à faire de votre gestionnaire de tâches une arme nucléaire de votre productivité.

A bientôt !

Infographie : 13 conseils pour gérer sa to do list sans stress

13 conseils pour gérer sa todo list sans stress

A la suite de la rédaction d’un premier article sur le sujet, je me suis attelé à la création d’une infographie sur les bons conseils récoltés ici ou là pour traiter sa todo list avec le moins de stress possible. Je profite du format plus textuel de cet article pour indiquer quelques sources intéressantes dans lesquelles se plonger.

Les lectures

Le conseil #1, #2, #7 et #11 ne sont tirés d’aucun livre en particulier, mais d’expériences personnelles.
Encore qu’on retrouve dans le conseil #2 les préceptes de certains milliardaires de la Silicon Valley.
Les conseils #3, #4, #5 et #6 m’ont été soufflés par l’excellent livre « La 25ème Heure, Les Secrets de Productivité de 300 Startuppers qui Cartonnent ».
Les conseils #8 et #11 sont bien expliqués dans Getting Things Done de David Allen.
Les conseils #9 et #10 sont tirés du livre de Brian Tracy.

Cette infographie complète assez bien cet article.

L’infographie

La voici, à partager et à repartager si elle vous plait ! Une version imprimable est disponible ici.

 

A bientôt !

Continuer la lecture de « Infographie : 13 conseils pour gérer sa to do list sans stress »

To Do list : 13 hacks pour la traiter sans stress

13 hacks de productivité

ToDo list. Vous connaissez, vous en tenez sûrement une à jour dans votre vie professionnelle voire dans votre vie personnelle. Et pour cause. La Todo list est pour beaucoup l’instrument de mesure de la productivité. Une ToDo list qui n’évolue pas ? Mauvais signe. L’entreprise vous aide-t-elle à avoir une bonne ToDo List? A la remplir, oui sans aucun doute et c’est même heureux. A la traiter? Pas toujours. Aussi, je vous propose ici quelques astuces issues de différentes lectures pour en venir à bout.

Au sommaire de cet article sur les ToDo List :

Éliminer ce qui n’est pas nécessaire

J’appelle ça le syndrome du bon élève.

Au début de ma carrière, j’avais tendance à prendre les actions pour moi sans remettre en cause la valeur qu’elles pouvaient avoir et sans me demander si j’étais la personne la plus pertinente pour l’action en question.

Sans doute pour montrer ma bonne volonté.

A posteriori, ce n’est pas une bonne solution.

On prend la ou les actions, on les empile dans sa ToDo List et finalement, on a du mal à la traiter, les actions étant toutes plus prioritaires les unes que les autres. Ce qui m’amène à la première habitude.

Hack #1 : filtrer les actions

Aujourd’hui, quand une action est proposée, voire même quand je propose une action, j’ai pris l’habitude de me demander :
1 – s’il y a besoin d’une action. On a tendance, notamment en réunion, à s’inventer des actions de peur de partir de réunion sans action. Donc en plus de perdre du temps en réunion, on en perd à traiter des actions inutiles.
2 – s’il y a besoin d’action, quelle action peut faire avancer vraiment le sujet en un minimum de temps
3 – qui est le mieux placé, le plus légitime pour réaliser cette action? Est-ce moi ou un autre avec un rôle plus à même de réaliser l’action efficacement?

Hack #2 : filtrer les réunions

Il en va de même pour les réunions. Une grosse majorité des personnes interrogées pour MeetingSumo passent entre 50 et 80% de leur temps en réunion et commencent donc à traiter leur ToDo List en fin d’après-midi.

Je filtre un maximum de réunion soit en « séchant », c’est à dire en déclinant l’invitation, soit en déléguant à quelqu’un de mon équipe si c’est sans ses cordes, à lui ou elle de juger si cela a un intérêt, ou à un collègue plus à même d’apporter de la valeur à la réunion.

Il me reste des réunions dans mon agenda, mais cela me prend moins de 50% de mon temps.

Vous pouvez également vous poser la question de vos propres réunions. Sont-elles nécessaires? Si vous avez un doute, je vous conseille cet outil !

Hack #3: maîtriser l’open space

Il est important de maintenir un certain niveau de concentration tout au long de la journée, notamment quand vous « produisez ».

Les fameux Open Spaces ne favorisent pas la concentration.

Un collègue qui vient vous demander un conseil, une discussion sur l’Open Space un peu bruyante, voire des écrans qui diffusent le match de foot du jour pendant certaines périodes si vous voyez ce que je veux dire… Le livre « La 25ème Heure » donne quelques bonnes astuces que je partage ici.

Comment lutter contre cela?

Quand je dois plonger en profondeur dans un dossier, je me débrouille soit pour travailler de chez moi, soit pour travailler hors de l’Open Space, à la cafète, généralement vide aux heures creuses. Je ne souhaite pas mobiliser de salle de réunion juste pour m’isoler, il y a des gens qui en ont besoin, mais je me débrouille toujours pour être au calme.

Hack #4 : porter une casque à réduction de bruit

J’utilise également un casque audio à annulation de bruit pour me permettre d’écouter de la musique ( de préférence instrumentale pour éviter d’être « pris » par la musique) et m’isoler pour mieux me concentrer.

Il y a d’autres pièges qui peuvent nuire à votre concentration.

Hack #5 : gérer les tentations de votre mobile

Même seul, vous pouvez être interrompu. Notamment par les notifications de votre smartphone ou par la tentation d’aller consulter votre fil d’actualité Facebook ou Twitter.

Quelques parades pour éviter ça :

  • Coupez les notifications de votre smartphone et gardez uniquement les notifications essentielles comme les SMS ou les appels en cas d’urgence
  • Retournez le smartphone sur votre bureau côté pile. Ainsi vous ne serez pas tenté de consulter l’écran

Hack #6 : gérer les tentations de votre PC

Utilisez un plugin sur votre navigateur qui va bloquer l’accès à certains sites. J’utilise Freedom qui est compatible sur toutes les plateformes.

Une fois toutes les heures, prenez quelques minutes si nécessaire pour faire le tour des notifications sur vos réseaux sociaux préférés, comme une récompense après une heure de travail intense.

Minimiser le reste

Vous avez à ce stade déjà fait le ménage dans votre ToDo List et dans votre agenda.

Bien, maintenant, après cette phase défensive, passons à une stratégie plus offensive.

Hack #7 : minimiser les créneaux de vos propres réunions

Vous avez refusé certaines réunions arrivées dans votre boite mail?

Il faut maintenant réduire un maximum les créneaux que vous même vous imposez aux autres.

J’essaie un maximum de réduire les créneaux de réunions ce qui m’amène à faire des réunions de 15 minutes . Testez et vous verrez, c’est ultra efficace!

Hack #8 : saucissonner les next steps pour avoir des actions bien identifiées

Pour vous y retrouver dans votre ToDo list, il est important qu’elle soit composée d’actions très concrètes.

Exemple….

« Préparer une présentation » est encore trop vague.

Je préfère prendre l’action de « bloquer un créneau dans mon agenda », de « solliciter par mail mes collègues » pour récolter les informations qui vont nourrir ma présentation, de « rédiger le plan de la présentation » etc…

C’est très motivant de cocher chaque action et forcément, plus vous scindez vos projets en actions plus vous cochez de cases.

Ritualiser un maximum les actions récurrentes

Certaines actions doivent être des rituels. En effet, il vaut mieux répéter plusieurs fois la même tâche sur des sujets différents plutôt que de travailler sur un seul sujet en accomplissant des tâches très différentes.

Le cerveau s’habitue à réaliser des tâches si elles se répètent et devient plus performant pour le traitement de ces tâches. C’est en tout cas un des principaux enseignements du livre Getting Things Done de David Allen que j’ai déjà évoqué sur ce blog.

 

Exemple : passer ses coups de fil à la chaîne sera plus efficace que de passer un coup de fil en fonction du sujet sur lequel vous êtes et de passer ensuite sur le traitement des mails de ce même sujet.

Voici mes rituels.

Hack #9 : fixer les 5 objectifs de la journée

Je profite de mon temps de transport en commun pour faire le point sur les tâches à réaliser. L’application Any.do me permet de prioriser les 3 actions importantes et 2 actions moins prioritaires de la journée et les actions importantes de la semaine.

Quand une action peut prendre du temps, je bloque un créneau dans mon agenda pour la traiter.

Pour cela , j’utilise l’application Any.do. C’est une chouette application de ToDo List qui vous pousse tous les matins un rituel de traitement des priorités de la journée via la fonction Any.do Moment.

En vérité, je le fais en deux phases.

Une première fois le mercredi. Je regarde la tête de mon agenda la semaine d’après et je bloque systématiquement les créneaux encore dispos pour les consacrer à ma ToDo List.

Ensuite tous les jours, je recycle ces créneaux en créneaux lié à une action longue de ma ToDo List.

Mon agenda est blindé mais orienté vers le traitement de ma ToDo et non vers des réunions qui s’enchaînent. Naturellement, ce n’est pas une science exacte et il arrive que je troque un créneau de traitement de ma todo list pour une réunion. Mais j’essaie d’éviter.

Hack #10 : avaler un crapaud le matin

C’est le titre d’un livre de Brian Tracy « Eat That Frog« . Vous connaissez peut-être cette citation de Mark Twain:

« Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day »

C’est exactement ce que je fais le matin. Je dédie ma première action à la tâche la plus « détestable » de la journée. Ainsi, je passe des journées plus sereines.

Hack #11 : gérer les mails par session

Je ne traite pas mes mails tout au long de la journée. Je dédie deux sessions de traitement de mail dans la journée. 30 minutes en 13h30 et 14h00 et 30 à une heure le soir dans les transports.

Pour le traitement des mails, j’utilise la méthode GTD (Getting Things Done de David Allen).

J’élimine tout d’abord ce qui ne sert à rien, notamment :

  • Les réponses à des invitations de réunion en filtrant par type de mails. Ça permet de ressortit ce qui est de l’ordre du mail et ce qui est de l’ordre de la réponse aux invitations.
  • Les invitations aux réunions. Même système.
  • Les innombrables newsletters internes ou spam. Je les isole en filtrant ma boite de réception par expéditeur.

Tout ça, zou… dans la poubelle.

Ensuite, je trie les mails par sujet.

Si une action est nécessaire de ma part et si je peux y répondre en moins de deux minutes, je réalise l’action et j’archive le mail. Si je dois faire une action qui prends plus de deux minutes, je note un point dans ma Todo List. Si je vois que l’action peut être prise par quelqu’un de plus pertinent que moi, je transfère. Merci David Allen !

Automatiser quand c’est possible

Certaines actions sont automatisables via les outils que vous utilisez au quotidien.

Profitons-en pour gagner là aussi du temps !

Hack #12 : utiliser IFTTT

Le pilier de l’automatisation des tâches chez moi est IFTTT.

J’ai mis en place plusieurs routines.

Par exemple, quand j’aime un tweet avec un lien qui pointe vers un article, celui-ci se retrouve automatiquement dans ma liste de lecture au sein de l’application Pocket, un formidable outil qui va vous permettre de consulter votre revue de presse hors ligne si nécessaire et dans d’excellentes conditions de lecture.

IFTTT est une plateforme qui vous permet de créer des liens entre les services web ou les objets connectés que vous utilisez.  Vous devriez trouver votre bonheur, des centaines de services sont disponibles et « connectables » entre eux.

Hack #13 : tester MeetingSumo

MeetingSumo va vous aider à faire le ménage dans votre agenda pour justement avoir du temps pour traiter votre ToDo List.

Si vous souhaitez tester l’application à sa sortie, être bêta testeur, vous pouvez le faire en vous inscrivant via ce formulaire.

Les premiers testeurs recevront l’application début juillet ! Je suis en pleine période de débug avec le développeur 😉

D’ailleurs, il faut que j’y retourne !

[PS : une infographie qui résume les conseils de cet article est dispo ici]